Projektu vadīšana un ar tiem saistītie procesi

/ Uncategorized / By

Kas ir projekts?

Projekti tiek realizēti jau no seniem laikiem, taču par atsevišķu disciplīnu projektu vadīšana atzīta samērā nesen. Mūsdienās attīstoties tehnoloģijām, pieaugot globalizācijai un palielinoties konkurencei ir svarīgi ātri realizēt un ieviest dzīvē jaunas idejas. Veiksmīga projektu vadīšana sekmē jaunu ideju ieviešanu valsts pārvaldē, pašvaldībās, uzņēmumos, izglītībā, zinātnē un citur. Projekta veiksmīgs rezultāts lielā mērā ietekmē uzņēmuma nākotni. Kopš Latvijas neatkarības atgūšanas valsts un pašvaldību iestādēm, kā arī uzņēmumiem kļuva pieejama dažādu starptautisku organizāciju finansiālā un tehniskā palīdzība. Bieži vien tā saistījās ar vārdu “projekts”. Projektu sagatavošanai un īstenošanai ir nepieciešamas zināšanas par projektu vadīšanas metodēm, tehniku un līdzekļiem. Vārds „projekts” ir cēlies no latīņu vārda projicere un nozīmē „veikt izmaiņas, izmainīt”. Projekts ir plānveidīgs, vienreizējs kompleksu un savstarpēji saistītu darbu jeb aktivitāšu kopums ar izvirzītu mērķi, kurš jāsasniedz noteikta laika, finanšu, personāla un citu ierobežojumu robežās un kam piemīt projektam specifiskā darba organizācija.

Projekta būtība ir darbība – būvniecība, renovācija, jaunu produktu izstrādāšana, jaunu tehnoloģiju  izstrādāšana,  organizatoriskie  pārveidojumi,  koncepciju  un  stratēģiju  izstrāde  un  ieviešana, jaunu pakalpojumu izstrāde un ieviešana, informācijas komunikāciju sistēmas izstrāde un ieviešana. Visām šīm darbībām pamatā ir iepriekš izvirzīts mērķis – sasniegt jaunu, līdz šim nebijušu rezultātu. Šādi mērķorientēti pasākumi notiek pirmo reizi un tie ir pietiekoši sarežģīti un tiem nav analogu.

Investīciju projekti ir saistīti ar lielām investīcijām – tehnikas iegāde, ceļu ierīkošana, ēku būvniecība, renovācija, automašīnu rūpniecība. Zinātnisko pētījumu projekti – jaunu zinātnisko ideju, tehnoloģiju un produktu izstrāde. Attīstības projekti – jauna uzņēmuma vadīšanas sistēmas izstrāde un ieviešana. Organizatoriskie projekti saistīti ar organizācijas pārmaiņām – jaunu struktūrvienību izveide.

Projekta dzīves cikls – projekta kopējais dzīves ceļš, kurš aptver visas projekta fāzes, sākot ar projekta tapšanu, līdz pat tā slēgšanai. Projekta dzīves cikla sākums un beigas raksturo projektu kopumā.  Projekta  dzīves  cikla  nobeigumu  nosaka  sasniegto  rezultātu  atbilstība  projektā paredzētajam. Projekta dzīves cikls aptver visas ar projektu saistītās darbības noteiktā secībā. Šīs darbības var sadalīt noteiktos posmos – fāzēs. Katrai projekta fāzei ir izdalīts noteikts laiks, kurā ir jāizpilda iepriekš paredzēti darbi un jāsasniedz iepriekš paredzēts rezultāts. Fāzes seko cita citai loģiskā secībā un aptver visus projektā veicamos darbus. Fāze beidzas ar lēmuma pieņemšanu nākamās fāzes uzsākšanai. Katrai fāzei izvirza mērķi un sasniedzamos rezultātus.

Projektu vadīšanas pamati

Veiksmīgai  projekta  vadīšanai  nepieciešama  sistēma.  Organizācijai  augot  un  kļūstot komplicētākai tās darbībai, rodas nepieciešamība pēc projektu vadīšanas ieviešanas. Projekta centrā atrodas projekta vadītājs. Tas savukārt sazinās no centra ar katru procesa elementu un pie tam abos virzienos.

Projekta vadītājs ir radoša personība, kuram jāatrod risinājums neparastā situācijā, jo projekts  ir  inovatīvs  pasākums.  Jārod  savlaicīga  iniciatīva  attiecībā  uz  projekta  plānošanu, neparedzētu situāciju atrisināšanu, jāspēj riskēt, jāveic rīcības atbildība par termiņu un izdevumu budžeta ievērošanu, jāvada un jāmāk motivēt darbinieki. Komandu izveido uz projekta laiku. Nosakot projekta darbu saturu, projekta organizāciju un prasības kvalitātei, izmaksām un termiņiem, iegūst projekta komandas atbalstu tālākai projekta plānošanai.  Komunikācija  –  efektīva  informācijas  nodošana  un  tāda  mijiedarbība  starp  komunikācijas partneriem, kurā ir skaidri izprotama informācija. Komunikācijas problēmas projektā ir nekavējoši jāatklāj, jāanalizē un jāatrisina. Komunikācija notiek dažādās formās (rakstiskā, mutiskā, ar attēliem, statiskā, dinamiskā utt.) un ar dažādu mediju (papīrs, elektroniskie, verbālie un neverbālie mediji) starpniecību.

Pastāv vairākas projekta organizatoriskās formas. Analizējot projekta vadīšanu organizācijā, jāsecina, ka formas, kā tas notiek ir ļoti dažādas. Katrai organizācijai ir savi priekšstati par to, kā organizēt savu darbu. Organizatoriskās formas izvēli nosaka vairāki faktori:

  • projekta sarežģītība;
  • darba apjomi;
  • laika ierobežojums;
  • personāla kapacitāte un citi faktori.

Projekta  koordinēšanā  projekta  vadītājs  nav  tieši  padots  vadībai.  Uzņēmumā  izveido  koordinējošu  vienību,  kas  nodarbojas  ar  īstenojamiem  projektiem.  Projekta  vadītāji  projekta  īstenošanai izveido komandu, kas katrā projektā mainās. Darbā uz īsu laiku iesaista cilvēkus vai no struktūrvienībām, vai pieņem konkrētu uzdevumu risināšanai darbiniekus no uzņēmuma ārpuses.

Projekta tiešo organizācijas formu bieži pielieto lielos projektos, jo tur tā ir visefektīvākā. Darbinieku centieni ir vērsti tieši uz projektu. Formas ietvaros projektam izveido patstāvīgu projekta komandu, kas neietilpst kādā struktūrvienībā. Tas sekmē efektīvāku personāla noslodzi, jo netiek dublētas funkcijas, ir konkrētāk redzami pienākumi un atbildīgie par tiem kā matricas formā. Projektu plāno un realizē atsevišķa grupa, kas nav saistīta ar organizācijas ikdienas darbu. Projekta vadītājs un komanda strādā tikai projektam, līdz ar to ir lielāka atdeve un atbildība, šī forma sekmē un nodrošina efektīvāku resursu un personāla sadali. Netiek dublētas funkcijas. Projekta laikā būs iegūtas jaunas, aktuālas zināšanas un pieredze, kura turpmāk būtu lietderīgi jāizmanto. Projekta tiešās organizācijas formas mīnusi: ja šie cilvēki ir no organizācijas, rodas problēma, kā viņus aizvietot uz projekta laiku; projektam noslēdzoties, var rasties grūtības, ko piedāvāt cilvēkiem darīt pēc projekta beigām.

Jo lielāks ir projektu skaits uzņēmumā, jo apjomīgāki un sarežģītāki tie ir, jo optimālāka uzņēmumam ir matricas organizatoriskā forma. Matricas organizācijas gadījumā projektu grupu veido uz uzņēmumā esošo darbinieku bāzes. Tādējādi katra iesaistītā organizatoriskā vienība vienlaikus ir pakļauta gan funkcionālajam vadītājam, gan projekta vadītājam. Projekta komandā iesaista darbiniekus no dažādām uzņēmuma struktūrvienībām, kas attiecas uz projekta jomu. Matricas organizatoriskā struktūra sevi attaisno, ja uzņēmumā ir jāīsteno vairāki projekti vienlaikus. Projektu realizē projekta vadītājs un komanda no dažādām organizācijas struktūrvienībām, nav aizvietošanas un atgriešanās problēmu. Mīnusi: dubulta  pakļautība,  iespējama  hierarhijas  pārkāpšana,  konflikti  starp  projekta  un  struktūrvienību vadītājiem, zemāka atdeve un atbildība.

Projekta plānošana ir veiksmīga projekta pamats. Plānošanas posma sākumā projekta vadītājam ir jāsāk izstrādāt precīzi risinājumi. Plānošanas gaitā jāatrod veids, kā iespējams nonākt līdz izvirzītajiem mērķiem. Plānošana dod iespēju projektiem piešķirt struktūru, sekot darbībām, laikus atklāt novirzes un izlabot tās. Projektus izstrādā, lai atrisinātu problēmas, kas nodarbina interesentu grupu (projekta rezultātu ieguvēji). Problēmu raksturo nesaskaņa starp pašreizējo stāvokli, novērotajiem faktiem un vēlamo situāciju.

Problēmu  analīzē vispirms ir jānosaka  interesenti,  kurus  projekts  interesē  un  viņu ieinteresētība projekta risināmajās problēmās. Šim nolūkam ir jāsavāc informācija par esošo situāciju. Ja netiek veikta situācijas analīze, nav iespējams izveidot pietiekoši izplānotu projektu. Veicot problēmu analīzi ir svarīgi apspriesties dažādiem interesentiem, jo viņi pastāvošo situāciju uztvers dažādi. Tādēļ ir būtiski analīzes fāzē iesaistīt pārstāvjus no visām interesentu grupām.

Projekta mērķus definē, lai noteiktu uz ko tiekties (tā varētu būt vēlama situācija nākotnē) un izveidotu darbības plānu katra mērķa sasniegšanai. Šo procesu sauc par mērķorientētu plānošanu. Kad mērķi ir noteikti, var noskaidrot visu projekta darbības radīto gala rezultātu un vērtēt projekta izpildes norisi. Īstenojot projektu, tā izpilde tiek pārraudzīta, lai noteiktu, vai projekts virzās uz mērķiem. Ja tas tā nav, tiek veikti koriģējoši pasākumi. Šo procesu sauc par mērķorientētu vadīšanu.

Aktivitāte ir darbība, kas jāveic, lai pārveidotu ieguldījumus par rezultātiem, piemēram, datora pirkšana, programmas uzstādīšana, darbinieku apmācīšana, grāmatvedības darbības uzlabošana. Aktivitāšu un rezultātu skaitam jābūt saskaņotam ar rezultātu skaitu un tieši jāatbilst gaidāmajiem rezultātiem un projekta mērķim. Rezultāti jeb iznākumi ir specifiski produkti, kurus radīs aktivitātes, pārveidojot ieguldījumus, un kuru kombinācija sasniegs projekta mērķi.

Projekts  sastāv  no  daudziem  uzdevumiem.  Struktūrplāna  metodes  būtība:  sarežģītu uzdevumu sadalīšana mazos uzdevumos. To var veikt tik ilgi, kamēr kādu uzdevumu vairs nevar sadalīt sīkāk. Tādā veidā varēs aprēķināt, cik būs nepieciešams laiks un izmaksas katra mazā uzdevuma izpildei. Tas ir viens no svarīgākajiem projekta darba instrumentiem. Tipiskam struktūrplānam ir trīs līdz seši līmeņi, bet var būt arī daudz vairāk līmeņu. Tas atkarīgs no projekta lieluma un sarežģītības. Struktūrplānu izstrādā pirms laika grafika. Tā galvenais uzdevums ir aptvert visas aktivitātes.

Projekta struktūrplāns ir pamats funkciju matricas sastādīšanai. Jo kvalitatīvāk sastādīts struktūrplāns, jo precīzāk var novērtēt nepieciešamos izdevumus. Projekta norises un termiņu vadīšana ir plānošanas un strukturēšanas darbību kopums, kuru īsteno, ar mērķi nodrošināt efektīvu projekta norisi un termiņus, kā arī to uzraudzību un vadīšanu. Projektu norises un termiņu vadīšanai lieto specifiskas metodes un tehnikas: norišu un termiņu tabulu, vienkāršās un tīklotās līnijdiagrammas, tīklu plānu tehniku, robežstabu diagrammu, robežstabu analīzi.

Projekta īstenošana var sākties, noslēdzot finansējuma līgumu. Līguma noslēgšanas mērķis ir fiksēt projekta darba uzdevumu, sadarbības partnera vai citas institūcijas savstarpējos pienākumus un tiesības. Projekta īstenošanā vadās pēc līgumā noteiktajiem nosacījumiem. Parakstu tiesīgās personas rakstiski kā līguma pielikumu noformē visas papildu vienošanās un grozījumus. Projekta īstenošanas fāzē projekta vadītājs koordinē visus projekta elementus. Projekta vadītājs veic darbības, par kurām viņš ir atbildīgs: pārrauga, vai projekts noris pēc projekta plāna, informē par projekta gaitu un novirzēm vadības komiteju un finansētāju, vienojas par materiāliem, tehniku un pakalpojumiem, komunicē ar projekta komandu.

Īstenojot  projektu,  projekta  vadītāja  uzdevums  nav  tikai  plāna  izpilde  un  aktualizēšana. Projekta vadītāja kā grupas līdera uzdevums ir iedvesmot un motivēt darbiniekus, likt sajust atbildību par projektu. Projekta vadītāja uzdevums ir panākt sinerģiju, kā arī radīt labvēlīgu gaisotni un darba kultūru. Projekta grupa tiek motivēta vairāk, ja grupas dalībniekiem kopā ar uzdevumiem un atbildību ir uzticētas arī pilnvaras un tiesības. Viņiem vajadzētu būt tiesībām izvēlēties darba metodes. Savukārt projekta vadītājam nav tik būtiski, kādā veidā izpilda uzdevumus, bet tas, lai rezultāts būtu kvalitatīvs un savlaicīgs. Projekta vadītāja uzdevums ir panākt, lai projekta darbinieki, atklājot nepilnības vai traucējumus projekta darbā, izdarītu labojumus vai pēc iespējas ātrāk paziņotu par problēmām projekta vadītājam.

Projekta noslēgums ir projekta noslēgšanas process, kad sasniegts ir projekta rezultāts un iegūts projekta gala produkts. Projekta pēdējās fāzes uzdevums ir izdarīt kopsavilkumu, analizēt projekta stiprās un vājās puses, salīdzināt plānotos un sasniegtos rezultātus. Analīzes pamatā ir projekta plāns. Katram projektam beigās ir jāveido noslēgums – neatkarīgi no tā, vai mērķi ir sasniegti vai nav sasniegti. Jo tikai tad, ja izvērtēs projekta pozitīvos un negatīvos rezultātus, iegūs noderīgu informāciju turpmākiem projektiem. Novērtējot projekta sasniegumus var uzzināt– vai projekts ir veiksmīgs.

Projektu finanšu vadība

Finanses ir līdzeklis projekta mērķa sasniegšanai, kuras ir nepieciešamas, lai projekts veiksmīgi varētu tikt realizēts saskaņā ar projekta mērķi un aktivitātēm. Plānotajiem izdevumiem ir cieša sasaiste ar projekta aktivitātēm, kur budžeta plānošanai jānotiek saskaņā ar MK noteikumu nosacījumiem, ņemot vērā finansiālos riskus (inflāciju, darba algu pieaugumu utt.). Visbiežāk veidojot budžetu ir jāparedz divi cipari aiz komata, ja MK noteikumos nav paredzēts savādāk un izmaksu aprēķins ir jāveic visam projektu īstenošanas laikam, iekļaujot tikai tās izmaksas, kas attiecināmas uz projekta aktivitātēm. Projekta budžets sastāv no attiecināmām izmaksām un neattiecināmām izmaksām.

Projekta budžets tiek veidots noteiktā MK noteikumos paredzētajā formā, kas ir viena no projekta iesnieguma sastāvdaļām. Budžeta sastādīšanas procesā ir jānovērtē kāds finanšu līdzekļu apjoms nepieciešams, lai realizētu projektu – nepieciešamo resursu vērtības izteikšana naudas izteiksmē. Projekta pieteikumā identificētajiem resursiem ir jānosaka aptuvenās izmaksu vērtības un mērvienības.

Uzsākot darbu pie budžeta izstrādes, ir lietderīgi izmantot atbildīgo iestāžu sagatavotos metodiskos norādījumus budžeta sastādīšanai. Beigās tiek aprēķinātas kopējās paredzamās izmaksas katrai aktivitātei un tiek uzsākta finanšu plāna izstrāde pa periodiem, komponentēm, partneriem, budžeta līnijām. Lai projekta izmaksas tiktu uzskatītas par attiecināmām:

  • Tās atbilst izmaksu efektivitātei un nepieciešamas projekta īstenošanai;
  • Tām jārodas projekta ieviešanas laikā, un par tām jābūt veiktai samaksai; tām jābūt uzskaitītām, identificējamām, pārbaudāmām un balstītām uz attaisnojošo dokumentu oriģināliem;
  • Atrunātām projekta pieteikuma veidlapā.

Izmaksas, kas pārsniedz apstiprinātajā projekta pieteikumā paredzētās izmaksas, nav attiecināmas. Izdevumu pozīcijas, kas minētas projektus regulējošos dokumentos kā neattiecināmās izmaksas, var tikt iekļautas projekta budžetā, taču to segšanai netiek piešķirts finansējums. Neparedzētie izdevumi var tikt paredzēti tikai atsevišķos gadījumos un tiem ir ierobežojumi(piemēram: līdz 5% no projekta kopējām attiecināmajām izmaksām).

Praktiski ieteikumi projekta izdevumu veikšanai:

  • Izmaksu attaisnojuma dokumentos ir jābūt atsaucei uz projektu –projekta/līguma numurs, projekta nosaukumam;
  • Grāmatvedības dokumentos sniegtajai informācijai ir jāatbilst projekta budžetam. Pretējā gadījumā var veidoties neattiecināmās izmaksas;
  • Vēlams nejaukt preces un pakalpojumus;
  • Sastādot budžetu, jāizrēķina, cik katra aktivitāte maksā, jo parasti projektos prasa uzrādīt katras aktivitātes kopsummu. Taču parasti aktivitātes kopsummu veido dažādi izmaksu posteņi.

Projektu vērtēšana, kļūdas sagatavošanā

Projekta virzības novērtēšanas kritēriji:

  • projekta īstenošanas attīstības salīdzinājums – uzsvars uz būtisko – virzība uz mērķiem;
  • izmaiņu veikšana – iemeslu noskaidrošana, noviržu no plāna izmantošana;
  • savlaicīga reaģēšana uz atklātajiem trūkumiem – regulāri ziņojumi par projekta gaitu, komandas darbinieku atskaites.

Projekta vērtēšana ir svarīga jau projekta pirmajā fāzē – projekta realizācijas iespējas un projekta rezultātu dzīvotspēja: ekonomiskie sasniegumi, pieejamība, izpildāmība, dzīvotspēja, priekšrocības un trūkumi dažādām  interešu  grupām,  saskaņotība  ar  izvirzītiem  mērķiem,  nosacījumi,  riski  un  traucējumi, kā arī finansiālais izdevīgums.

Svarīgākās projektu vērtēšanas metodes:

  • rentabilitātes analīze;
  • projekta ieguvumu analīze;
  • izpildāmības analīze;
  • tagadnes vērtības aprēķina metode;
  • iekšējās peļņas normas aprēķinu metode;
  • atmaksāšanās perioda aprēķins;
  • ietekmes uz vidi analīze.

Projekta sasniegumu mērīšana ir projektā izpildīto darbu un pakalpojumu apjomu un tam patērētā laika noteikšana un vērtēšana uz noteikto laiku, salīdzinājumā ar sākotnēji plānotiem lielumiem. Projekta progress ir informācija par projekta stāvokli uz esošo laiku salīdzinājumā ar plānu.

Biežāk pieļautās kļūdas projektu sagatavošanā:

  • Projekta iesniegums nav pilnībā aizpildīts/nav caurauklots (veidlapā tukši lauki, projekta pieteikums nav atbilstoši caurauklots un parakstīts);
  • Projektu nav parakstījusi/šas atbildīgā/ās personas (paraksttiesīgie atbilstoši statūtiem) vai parakstītājiem nav attiecīga pilnvarojuma (ģenerālpilnvara, pilnvara parakstīt iesniegumu);
  • Projektā neprecīzi pieprasīts finansējums (attiecināmo izmaksu summa pārsniedz noteikto) vai neprecīzi norādīts līdzfinasējums (pārāk mazs līdzfinansējuma apjoms)
  • Ja projektā ir sadarbības partneri, trūkst pilnvarojuma/dalību apliecinošie dokumenti (nav iesniegts partnerības apliecinājums);
  • Nav iesniegti visi pieprasītie dokumenti (piemēram, izziņas vai darbinieku CV);
  • Neprecīzi norādīts projekta īstenošanas termiņš (projekta termiņš neatbilst MK noteikumos noteiktajiem termiņiem);
  • Projekts / tā mērķis neatbilst programmas mērķim. Projekta mērķis neveicina programmas mērķu sasniegšanu. Projekta mērķis atbilst programmas mērķim, bet projektā ietvertās aktivitātes nav vērstas uz mērķa sasniegšanu;
  • Projekta iesniedzējs vai tā partneris (ja projekta īstenošanā nepieciešami partneri) neatbilst programmas nosacījumiem. Projektu iesniegt var nevalstiska organizācija, bet projektu iesniegusi skola vai muzejs (pašvaldības iestāde). Projekta iesniedzējs ir NVO, bet partneris, kurš piedalās projektā ir pašvaldība (nedrīkst būt par tiešo projekta partneri, drīkst tikai piedalīties projekta aktivitātēs);
  • Aktivitātes daļēji atbilst noteiktajām atbalstāmajām darbībām (atsevišķu aktivitāšu nepieciešamība nav pietiekami pamatota un tās ir vispārīgi aprakstītas). Aktivitātes nav skaidri un detalizēti formulētas (sniegts vispārīgs to raksturojums);
  • Izmaksas nav pietiekami pamatotas un nav nepieciešamas projekta aktivitāšu īstenošanai. Projektā iekļautās izmaksas nav ekonomiski pamatotas (neatbilst vidējām tirgus cenām, salīdzinoši augstas izmaksas);
  • Neatbilstošu darbinieku piesaiste (daļai pievienoto darbinieku CV atbilstība attiecībā pret plānotajiem pienākumiem projektā (norādītā kvalifikācija un prasmes) nav atbilstoša konkrēto uzdevumu veikšanai, kas rada risku sekmīgai projekta īstenošanai).

Izmantotie informācijas avoti